Penubuhan Persatuan.penduduk dan persatuan lain.

Apabila telah wujud keinginan oleh kebanyakan penduduk untuk membentuk persatuan penduduk atau pun persatuan-persatuan lain. di taman mereka, persoalan yang sering timbul ialah bagaimanakah dan siapakah yang harus memulakannya, kalau tiada yang memulakannya, maka berlakulah tunggu menunggu berterusan. Sudah tentulah penduduk taman tersebut yang harus memulakannya, siapa sahaja yang mempunyai kebolehan dan kemampuan berintraksi dengan jiran-jiran disamping mengetahui kaedah-kaedah penubuhan dan undang-undang negara berkaitan perkara tersebut.
Langkah-langkah yang sewajarnya diambil oleh mereka ialah seperti di bawah.

Langkah Pertama:
Setelah rasa tanggungjawab telah wujud dalam diri untuk menubuhkan persatuan, individu tersebut hendaklah berbincang dengan beberapa orang penduduk yang dipercayai mempunyai kebolehan dan kemampuan untuk menggerakkan langkah permulaan ini. setelah mendapat persetujuan , mereka hendaklah menyenaraikan diri mereka sebagai Ahli Jawatankuasa Penaja (Bayangan / Cadangan ). Senarai tersebut terdiri dari jawatan Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan enam atau tujuh Ahli Jawatankuasa biasa. Peringkat ini mereka hendaklah bermesyuarat, berbincang dan merangka serta mendapatkan maklumat mengenai penubuhan persatuan sebagai persediaan bagi menghadapi langkah seterusnya. maksudnya mereka ini perlulah mengetahui tugas mereka sebagai AJK Penaja yang dijangka akan dilantik nanti. ( setiap perbincangan hendaklan diminit atau direkodkan mengikut agendanya dan difailkan )

Langkah kedua.
Jawatankuasa Penaja yang masih dalam bayangan atau cadangan ini hendaklah mengadakan Mesyuarat Agung Penaja . Merekalah yang akan memanggil semua penduduk untuk menghadiri mesyuarat agung atau membuat majlis pertemuan penduduk bagi membincangkan perkara tersebut. Surat menyurat yang dikeluarkan hendaklah atas nama Jawatankuasa Penaja ( Bayangan ), Persatuan Penduduk Taman.............(alamat penuh)................ dan surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi Penaja (Bayangan). Seperkara yang amat penting ialah mengedarkan maklumat penting bersama-sama Agenda mesyuarat agung. Apakah agenda di dalam mensyuarat ini, agenda yang dicadangkan seperti berikut;

1. Ucapan aluan Pengerusi.
2. Membentangkan senarai nama Jawatankuasa Penaja (Bayangan) dan mendapatkan persetujuan Mesyuarat Agung.
3. Penjelasan dan penerangan mengenai Penubuhan Persatuan Penduduk.
4. Hal-hal lain.

Huraian mengenai agenda di atas;

Ucapan aluan pengerusi,(1)
Selepas mengalu-ngalukan kehadiran penduduk, pengerusi hendaklah menjelaskan tujuan mesyuarat dan menerangkan apakah tindakan yang telah Jawatankuasa Penaja lakukan setakat hari tersebut. Pengerusi juga hendaklah menerang dan menegaskan bahawa mereka hanyalah Jawatankuasa Penaja (Bayangan) dan belum lagi dianggap sebagai Jawatankuasa Penaja, Jawatankuasa yang sedia wujud itu memerlukan persetujuan ramai untuk menjadi Jawatankuasa Penaja. Selepas Jawatankuasa Penaja (Bayangan) dipersetujui ramai untuk dilantik terus menjadi Jawatankuasa Penaja, Maka surat menyurat seterusnya akan beralamat Jawatankuasa Penaja. Persatuan Penduduk Taman................(alamat penuh)...................,

Membentangkan senarai nama Jawatankuasa Penaja (Bayangan) dan persetujuan Mesyuarat Agung.(2)
Pengerusi hendaklah membacakan senarai Jawatankuasa tersebut dan memohon persetujuan ahli yang hadir, sekiranya terdapat ahli yang tidak bersetuju, hendaklah dibuat undian. Sekiranya majoriti bersetuju maka terlantiklah jawatankuasa tersebut menganggotai Jawatankuasa Penaja. Sekarang Jawatankuasa Penaja , Persatuan Penduduk Taman........................... telah dilantik dan wujud secara sah di kalangan penduduk taman tersebut.

Penjelasan dan penerangan mengenai Penubuhan Persatuan Penduduk.(3)
Setelah dilantik menjadi Jawatankuasa Penaja, Sekali lagi pengerusi dan setiausaha memberi penerangan lanjut atau tambahan kepada mukadimah atau penerangan pendahuluan yang telah disampaikan oleh pengerusi di dalam ucapan aluannya tadi.

Hal-hal lain.(4)
Pengerusi hendaklah membuka perbincangan dan meminta pandangan, mungkin masih terdapat ruang untuk menambah bilangan Jawatankuasa Penaja, sekiranya ahli bersetuju membuat tambahan dengan cara melantik ketika itu beberapa orang lagi atau memadai memberi mandat kepada Jawatankuasa Penaja untuk membuat pilihan selepas mesyuarat nanti.

Langkah ketiga.
Tugas Jawatankuasa Penaja.

Sebelum mendapat kelulusan Pendaftar Persatuan;
1. Menyediakan Perlembagaan Persatuan mengikut nasihat Pendaftar Pertubuhan.( dapatkan contoh perlembagaan dari Pendaftar Persatuan kemudian membuat penyesuaian )
2. Membentangkan kepada ahli - Perlembagaan Persatuan yang dicadangkan oleh Jawatankuasa Penaja (Bayangan) untuk kelulusan Mesyuarat Agung.( Berkaitan dengan perkara ini bermakna AJK Penaja hendaklah menjemput sekali lagi untuk Mesyuarat Agung khas membincangkan mengenai Perlembagaan Persatuan kecuali kalau mesyuarat Agung yang telah lalu telah memberi mandat atau kepercayaan sepenuhnya kepada mereka menentukan dan membuat penyesuaian perlembagaan )
3. Setelah Mesyuarat Agung menerima dan bersetuju perlembagaan yang dibentangkan oleh Jawatankuasa Penaja, permohonan pendaftaran persatuan hendaklah diuruskan dengan segera.
4. Merancang dan merangka Aktiviti Tahunan, Aktiviti hanya akan berjalan lancar setelah pendaftaran persatuan diluluskan oleh Pendaftar Persatuan.

Selepas mendapat kelulusan Pendaftar Persatuan;
Jawatankuasa Penaja hendaklah sekali lagi memanggil ahli menghadiri Mesyuarat Agung Jawatankuasa Penaja. Surat jemputan ke Mesyuarat Agung serta permohonan supaya ahli mengemukakan usul-usul hendak dikeluarkan lebih awal iaitu seperti yang tercatat di dalam Perlembagaan Persatuan yang telah diluluskan itu.

Agenda Mesyuarat Agung adalah seperti berikut;
1.Ucapan aluan pengerusi.
2.Melantik Jawatankuasa Persatuan Penduduk Taman......................
(bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan)
3. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan yang berakhir pada................
( jika sebelum ini terdapat sumbangan wang)
4. Membentang dan membacakan kandungan Perlembagaan sebagai maklumat ahli.
( sekiranya terdapat pindaan yang dibuat oleh pihak pendaftar)
5. Membincangkan usul-usul yang diterima termasuk usul-usul Jawatankuasa..
6. Ucapan penangguhan.

Langkah Keempat.
Jawatankuasa Persatuan Penduduk yang telah dilantik hendaklah mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa secepat mungkin untuk melaksanakan aktiviti seterusnya, terutamanya membincangkan usul-usul yang telah diluluskan di dalam Mesyuarat Agung lalu untuk dilaksanakan.

Agenda yang sesuai adalah seperti berikut;
1. Ucapan aluan pengerusi.
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat Jawatankuasa Penaja yang telah lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Membentang dan menerima Penyata Kewangan yang berakhir pada...............,
5. Membincangkan usul-usul yang diterima dan diluluskan di dalam Mesyuarat Agung yang telah lalu.
6. Membincangkan aktiviti tahunan.
7. Hal-hal lain.

____________________________________________________________________

BERSATU TEGUH BERCERAI ROBOH